就活における電話のマナーについて

昨今、就活における連絡手段は、Webやメールが主流となっています。

そのせいか、電話が苦手という人は少なくありません。

就活における電話のマナーのポイントは、以下のとおりです。

一つ目は、「明るい声で、落ち着いて話す」。

電話でのやり取りは、相手の顔が見えないので、声のトーンや話し方などで、イメージが大きく左右されます。

ですから、暗い声で早口だったりすると、それだけで悪いイメージを持たれてしまいます。

まず、姿勢を正しくしましょう。

うつむき加減で話すと暗く聞こえますし、背筋を伸ばして話すと明るく聞こえます。

次に、気持ちを乗せましょう。

気持ちにより、声の調子は変わってきます。

その変化は、意外と伝わるので、明るい気持ちで話しましょう。

二つ目は、「言葉遣い」。

「ありがとうございます」「恐れ入ります」「失礼いたします」などの言葉がとっさに出て来るかどうかで、大人っぽく見られるのか、子供っぽく見られるのかが決まります。

とはいえ、急に遣うと早口になったりどもったりするので、普段から練習しておきましょう。

三つ目は、「話す内容を予習しておく」。

企業に電話をかける際は、「氏名を名乗る」「担当者に取り次ぎをお願いする」「要件を話す」「電話を切る」という流れで行います。

これをメモに書いておくと、万全の態勢で臨むことができます。

また、要件もメモに書いておきましょう。

考えながら話すとまとまりにくくなるため、相手は何が言いたいのか分からなくなってしまいがちです。

電話を掛けた際に担当者がいない場合は、いつ戻って来るのか尋ねて、次の機会を待ちます。

すぐ戻って来るのであれば再びかけ直し、長くかかりそうなら伝言を頼むなどしましょう。

伝言を頼む際ですが、なるべく人事の人にお願いしましょう。

同じ部署の人のほうが、話が伝わりやすいからです。

また、複雑もしくは重要な要件の場合は、内容を復唱するなど、確認を怠らないようにしましょう。

四つ目は、「電話は正しく受ける」。

電話は、こちらからだけでなく、相手からかかって来ることもあります。

まず、ビジネスの場では、「もしもし」は使いません。

「はい○○です」と明るい声で名乗ります。

その際にメモが必要になることもあるので、すぐに出せる所に入れておきましょう。

相手が指名を名乗ったらこちらも挨拶をし、要件を聞きます。

電話が終わったら切りますが、注意点は「ワンテンポ置いてから切る」ということです。

特に固定電話だと、受話器を置く音が聞こえがちなので、気を付けましょう。

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就活や転職での志望動機の核は1つのみにしておくのがベスト

就活や転職において志望動機を述べることになりますが、そのときには核となる部分は1つにしておきたいところです。

核というのはどういうものか?というと、志望動機の中心となる要素のことです。それを1つのみにしておくということなのです。

例えば、志望動機の中で企業理念に共感した、福利厚生がきちんと整備されている点に魅了された、今後の成長力が感じられるなど、いろいろな要素を入れていくのではなく、その中で1つに絞って考えていくというのが良いと思うのです。

どうしてそういった考え方をした方が良いのか?というと、やはり志望動機の全体のボリュームというのは限界があります。

あまりボリュームを大きくはしづらいです。長い志望動機は聞いている方も疲れますし、全部が頭に入ってきづらいですから。

そして、いくつもの核を入れると、1つ1つの内容が薄くなってしまうということがあります。

つまり、いろいろなことを言っているけど、何が言いたいのか?よく分からないとか、イマイチ伝わってこないということが起きるので、そういったところに気をつけたいところなのです。

したがって、志望動機を作るときには、核を1つにして言いたいことをはっきりさせて、それについて詳しく述べていくというやり方が良いと思います。

企業理念ならそれだけとか、1つの核のみを盛り込ませて、それについて詳しく述べていくというやり方をした方が、面接官としても理解がしやすく、印象に残るのではないでしょうか?

1つの核のみを丁寧に説明していくことで、内容が深く伝わりやすいというのがあるのです。

その企業に対して伝えたい志望動機が実際にいくつもあるという人はいると思いますが、志望動機として挙げられる要素をいくつも羅列するのが良いというわけではないです。

志望動機は基本的に箇条書きで作るものではないので、やはり複数の核を羅列するよりは1つに絞った方がシンプルで良いのではないか?と思います。

就活や転職では志望動機が本当に重要と言えますが、その作り方においては言いたいことを全て言うのではなく、我慢すること、厳選することが大切というのは絶対に覚えておきましょう。

そして、自分がアピールしたいこと、言いたいことを1つに絞って、それについて面接官に印象付ける方法や魅力的に思ってもらえるような内容を考えていくのです。

そうすれば志望動機から内定を貰える可能性が少しでも上がるのではないか?と思います。

ライバルと差をつけろ 名刺を作ると有利になる

就活の際には、インターシップや店舗見学、工場見学、会社訪問、セミナーなどに参加する時もあります。

その時に、社会人の人と名刺のやり取りをすれば内定を獲得しやすくなります。

・名刺とは縁を大事にしたい気持ちを伝える事

就職活動において名刺を作るべきか迷う人も多いです。

特に学生の場合、学生なのに社会人に名刺を渡すような事をしては生意気に思われるのではないか、と不安になる人もいます。

しかし、大事な事は「お会いできて光栄です。あなたとの縁を大切にしたいです」という気持ちを相手に伝える事にあるのです。

つまりは名刺とは相手との縁を大事にする気持ちを表す手段と言えます。

縁を大切にしたい、という気持ちが相手にも伝われば、印象は良くなります。名刺の裏側にでも感謝の言葉などのメッセージを書いてから、渡すのもいいでしょう。

名刺を渡す時には相手が受けやすい状況を見計らう事が大事になります。

そして礼儀正しく挨拶して、自己紹介をする事が重要です。名刺を渡せば相手社員からも名刺をもらえるチャンスがあります。

その後にメールのやり取りができるようになる可能性もあるのです。

ライバルとの差別化をする事ができます。

・名刺のデザインは普通がいい

名刺のデザインで大事な事は氏名、大学、連絡先などが正確に相手に伝わり見やすくて、分かりやすいデザインにする事です。

その事からデザイン的に凝っている名刺を渡すよりは、一般的なビジネススタイルのものがいいでしょう。

基本的な事を言えば白もしくはオフホワイトのオーソドックスな大裁の名刺にする事です。可能ならば顔写真を載せておく方がいいです。

社会人に渡すのに最適なデザインを相談する事も可能です。

費用は100枚当たりで3000円から5000円ほどになります。なおパソコンが得意な人なら、綺麗に印刷できるプリンターをかまえて、名刺作成ソフトを使うのもいいでしょう。

印象を良くするための工夫としては例えば名刺の表側の余白の部分、あるいは裏面に感謝や決意の言葉を書いて渡す。

もしくは名刺の表側の余白あるいは、裏面に自己PRの文章を簡潔に書いてから渡すようにするなどがあります。

また、就活で知り合った学生と名刺交換する事もあるかもしれませんが、個人情報を知られる事が嫌な場合もあります。

その時には氏名、大学、フリーメールのアドレスだけを書いた簡略版の名刺を作っておいてそれを渡すようにします。

就活では有利に運ぶためにいろいろな事ができますが、名刺も武器になるので、用意しておくといいでしょう。